Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу

Сегодня мы подготовили статью на тему: "какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу", а Анатолий Беляков подскажет вам нюансы и прокомментирует основные ошибки.

Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffreelancehack.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2017%2F08%2Fautomation-small-business-300x173

Малой организации стоит автоматизировать работу бухгалтерии, взаимодействие с клиентами . Производственным предприятиям стоит задуматься об автоматизации ручного труда.

Однако прежде, чем приступить к автоматизации, вам надо понять:

  • какова цель автоматизации;
  • какой программный продукт вам подходит;
  • кто будет проводить автоматизацию.

Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу

Какова цель автоматизации? Это самый важный вопрос. Например, если в организации много однотипных операций, то без автоматизированной системы будет высок процент ошибок (доставка не в срок, неправильная комплектация и т. д.).

Второй вопрос – что конкретно вы будете автоматизировать? Выделяют автоматизацию:

  • бизнес-процессов;
  • сбора данных (приступать можно, когда бизнес-процесс, данные которого вы хотите собирать, автоматизирован);
  • работы с клиентами (CRM);
  • анализа собранных данных.
Видео (кликните для воспроизведения).

Таким образом, перед началом проекта по автоматизации надо понять, на каком этапе развития находится ваша организация и что предстоит автоматизировать: бизнес-процессы, сбор данных, работу с клиентами или анализ данных. Новым организациям стоит начать с автоматизации работы бухгалтерии и взаимодействия с клиентами.

Как вы будете проводить автоматизацию, каков бюджет? Есть два подхода: организовать масштабное внедрение или ограничиться оперативной автоматизацией. Для малого бизнеса больше подходит оперативная автоматизация – улучшение и автоматизация одного небольшого участка. Для оперативной автоматизации не нужно проводить аудита: руководитель организации и так знает, в чем проблема на этом участке и что нужно для ее решения. Времени уйдет немного – от пары недель до нескольких месяцев.

Кто будет отвечать за автоматизацию? Вы можете проводить автоматизацию собственными силами или при помощи подрядчика (вендора). При выборе подрядчика ориентируетесь на тех, кто готов дать контакты организаций, которым они автоматизировали бизнес.

Обычно IT-подрядчики и сотрудники организации говорят на разных языках и с трудом находят взаимопонимание. Чтобы процесс пошел успешно, нужен «переводчик», посредник. Его задача – прийти, предположим, на склад и попросить начальника рассказать, как устроена работа. Выслушав объяснения, ответственный за автоматизацию должен переложить эти сведения на язык, понятный программистам. А потом, когда система будет готова, ему точно так же надо суметь простым, понятным сотрудникам склада языком объяснить, как она работает и что им нужно в ней делать. Кроме того, отвечающий за автоматизацию работник должен быть хорошим аналитиком – понимать, какие бизнес-процессы можно оставить без изменений, а какие нужно улучшить.

Пример: какие процессы экономически выгодно автоматизировать

Формула простая. Если затраты по обслуживанию кредита на автоматизацию превышают стоимость работника, выполняющего данную операцию, то делать этого не стоит при условии, что качество ручного труда вас устраивает.

Пример 1. Сотрудник выполняет работу вручную, но с меньшей производительностью. Стоимость робота – 500 тыс. евро, это примерно 45 млн руб. Банковские затраты при ставке 16 процентов годовых обойдутся в 7,2 млн руб. в год или 600 тыс. руб. в месяц. В данном случае выгоднее задействовать труд двух работников, которые при этом показывают бóльшую выработку.

Пример 2. Работники наносят материал на изделие. С помощью ручного труда достичь требуемого качества не получится. Сопоставив затраты на обслуживание кредита и расходы на рабочих (с учетом потери на качестве), организация решила приобрести оборудование. Сегодня изделия проходят через автоматизированную линию.

Что автоматизировать в первую очередь? Первой автоматизируйте операцию, которая задает темп производству. Под этот темп выстраивайте остальные процессы. Например, при изготовлении корпусов кухни начальная операция – распил ДСП. К станку по нарезке заготовок регулярно подвозили ДСП восьми цветов. В процессе участвовали семь человек. Тогда в начале участка поставили автоматический склад с распилом. Робот-манипулятор сам забирает материалы нужного цвета со склада и подает на распил. Теперь вместо семи человек с задачей справляются двое, при этом в цеху точно знают, сколько продукции должен выпустить каждый сотрудник на этой операции и сколько он производит ежеминутно. Компьютер безошибочно рассчитывает цифры плановых показателей, вытеснив в прошлое фотографии рабочего дня, которые прежде ложились в основу дневной выработки. Вслед за этим процессом привели в порядок и последующие операции: кромление и присадку.

Чтобы оценить, нужна ли автоматизация и какое оборудование предпочтительнее, составьте таблицу. Первая колонка – критерии оценки, вторая – важность критерия. С помощью таблицы сравните разное оборудование: напротив каждого критерия поставьте плюс или минус. Для принятия решения хватит пяти критериев. Выбирайте оборудование, которое наберет больше плюсов.

С точки зрения бизнес-процессов каждый бизнес уникален, а потому универсальной информационной системы не бывает. Лучше выбирать из систем, разрабатываемых специально для той или иной отрасли.

Определитесь, сколько рабочих мест вам надо автоматизировать. От этого будет зависеть конечная стоимость. Дело в том, что на каждое рабочее местно необходимо приобретать лицензию у разработчика ПО.

Видео (кликните для воспроизведения).

Пример: какое программное обеспечение выбрать, имея бюджет в 200 тыс. руб.

Компания «Альфа» имела жесткий бюджет на автоматизацию – около 200 тыс. руб. Второй важный фактор – вендор должен давно работать и выполнить много проектов. Сначала планировали найти организацию, которая установит сервер в компании, проведет и настроит локальную сеть. Выяснилось, что дорого не только выполнить эти работы, но и поддерживать сервер и сеть в рабочем состоянии. Пришлось бы взять в штат технических специалистов, которые бы разбирались в оборудовании. А еще и вопрос безопасности данных нужно было решать.

У одного из подрядчиков директор организации нашел интересное предложение – облачный сервис. Суть проста: не нужно покупать и устанавливать никакого оборудования и поддерживать систему, достаточно лишь получить доступ к нужной программе с помощью облачного сервиса и работать в ней через Интернет. Стоимость этого способа оказалась в разы ниже, чем вариант с собственным сервером. Еще одним доводом в пользу облака стало то, что не требовалось брать в штат отдельного специалиста: поддержку обеспечивает подрядчик. В качестве программного продукта был выбран продукт, который поддерживает работу на облачном ресурсе.

Читайте так же:  Какой выбор обоев под покраску лучше сделать

Уход даже одного менеджера по продажам может привести к потере контакта со значительной частью клиентов, что ощутимо для небольшой организации. Для решения проблем нужен комплекс мероприятий, основой которых разумно сделать внедрение CRM-системы. Она заполняет пробелы в обслуживании клиентов. Руководителям небольших организаций целесообразнее выбирать готовые или полуготовые CRM-решения. Чтобы вам было легче выбрать CRM-систему, воспользуйтесь следующим алгоритмом.

1. Определите цели. Решите, будет ли CRM ограничена только отделом продаж (клиентская база) либо это будет интегрированное решение для большинства бизнес-процессов организации, связанных с клиентами. В зависимости от цели определяется масштабность CRM (какие функции она будет выполнять). В идеале это создание единого информационного пространства, обеспечивающего коммуникации в подразделениях маркетинга, производства, сервиса и продаж на трех уровнях.

2. Ознакомьтесь с предложениями на рынке CRM-систем. Выбирая CRM-систему, оценивайте ее функции в привязке к разным видам затрат на ее внедрение: временным, материальным, организационным. Чтобы было проще определиться с выбором, разделите системы на три вида:

  • готовое решение;
  • индивидуальное решение;
  • настраиваемое полуготовое решение.

3. Узнайте, какие CRM работают у ваших партнеров. Параллельно с ознакомлением с разными видами CRM пообщайтесь с коллегами по бизнесу (теми, у кого уже работает CRM). Это могут быть не только руководители малых предприятий. Поиск таких предприятий стоит поручить специалисту по продажам, по маркетингу, так как IT-специалист на этой стадии будет менее эффективен.

4. Опишите алгоритм работы CRM-системы. Чтобы понимать, как будет действовать CRM-система, попробуйте представить себе ее работу на всех этапах обслуживания клиента. Эту процедуру стоит проделать коллективно, к ней можно привлечь руководителей (ведущих сотрудников) подразделений, которые будут участвовать в работе с клиентами. Примерный перечень вопросов для обсуждения:

  • С какого момента следует начинать регистрацию запроса клиента? Нужно ли требовать от менеджера задавать клиенту уточняющие вопросы, если он только поинтересовался примерной ценой товара? Или следует заносить в базу лишь тех, кто уточняет другие характеристики товара и просит выставить ему счет по конкретной заявке?
  • Какие уточняющие вопросы менеджер по продажам должен задать клиенту? Что он должен занести в клиентскую базу? Как должен сообщить клиенту о конкурентных преимуществах организации?
  • Кто ведет заказ клиента? Кто и кому при этом отдает поручения? Как и кем отслеживается качество и своевременность выполнения каждого этапа работ по заказу (заявка – производство – отгрузка – оплата)?
  • Какие оперативные отчеты необходимы для участников процесса обслуживания клиента? Какие показатели можно использовать для оценки работы по заказу?

Итоги такого обсуждения лучше сформулировать в виде «Инструкции по использованию CRM-системы».

5. Посчитайте окупаемость CRM. Ознакомившись с затратами на разные виды CRM, а также проиграв алгоритм работы, поручите вашему финансовому директору или главному бухгалтеру рассчитать окупаемость разных вариантов систем (из числа признанных вами наиболее подходящими). Выберите оптимальный.

6. Подготовьте сотрудников к внедрению CRM. Все сотрудники должны понять, что внедрение CRM-системы важно и для развития организации, и для деятельности каждого сотрудника. Докажите подчиненным, что новая система станет основой их дальнейшей работы. Для этого объясните, что она будет напрямую связана с системой оплаты труда.

7. Обеспечьте безопасность данных. Список клиентов со всеми их потребностями – лакомый кусок для «вражеской разведки». Поэтому поручите IT-специалисту расположить главную (а лучше – единственную) базу данных на сервере и защищать этот компьютер. Это надежнее любой встроенной защиты.

Объявите пользователям о том, что автоматически ведется журнал всех их действий. Эта функция встроена во многие CRM-системы. Главное, чтобы это был общий журнал действий. Возьмите с сотрудников подписку о неразглашении коммерческой тайны. Конечно, юристы только усмехнутся, но де-факто это очень дисциплинирует.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Fbgoal.ru%2Fnetcat_files%2F12%2F6%2FCover_automation

Многозадачность, бешеный темп принятия решений, огромный поток информации – все больше компаний задаются вопросом: как оптимизировать свои бизнес-процессы. Можно, конечно, не озадачивать себя этим вопросом, но тогда вы напрочь проиграете конкурентам – не будете соответствовать ожиданиям потребителей и заказчиков. И если крупный бизнес давно осознал все преимущества автоматизации, то малый и средний только начинает понимать все выгоды от внедрения автоматизации.

Почему малый бизнес не может стать крупным

О важности оптимизации говорят на лекциях в вузах и пишут тысячи книг. Крупные компании знают, что в долгосрочной перспективе автоматизация сэкономит им от 20-40% бюджета. Их финансовые директора посчитали экономическое обоснование всех IT-продуктов. Так что, их гендиректора и собственники хорошо понимают стоимость таких решений и сроки окупаемости.

А вот малый бизнес не располагает нужными средствами для приобретения IT-продуктов для автоматизации. Малый бизнес не мыслит долгосрочными проектами, а живет сегодняшним днем, поэтому не задается вопросом эффективности компании хотя бы на год вперед. Подсчитать все плюсы автоматизации для них сложно. Также в малом бизнесе руководитель обычно совмещает несколько должностей сразу, поэтому думать о глобальном – о выгодах оптимизации в будущем – у него попросту нет времени. Обычно для запуска IT-продукта требуется два месяца, а эффективность от этого видна только через полгода.
Еще одна причина, по которой малый бизнес не может открыться для автоматизации, – это сотрудники. Все процессы сфокусированы на конкретных людях, и они то ли по привычке, то ли по другим психологическим моментам, сопротивляются внедрению IT-продуктов.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Fbgoal.ru%2Fnetcat_files%2Fuserfiles%2Fautomation

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Fbgoal.ru%2Fnetcat_files%2Fuserfiles%2Fautomation2

1. Прежде всего, важно просчитать экономическое обоснование покупки нового продукта. Если у вас число клиентов не превышает десяти, тогда, возможно, эта система не для вас. Впрочем, все равно вам наверняка понадобится такая функция как автоматический обратный звонок в ответ на онлайн-заявку.
2. Дальше нужно разобраться: какой функционал вы хотите автоматизировать: закупки, планирование, учет или что-то еще.
3. Следующий шаг – это просчет финансов, которые вы можете потратить на оптимизацию.
4. Потом вам нужно выбрать разработчиков. Самое лучшее, когда в вашем списке есть пять вендоров.
5. Приобретайте лицензионные продукты и храните все чеки.

Читайте так же:  Дизайн входа в частный дом 18 вариантов дизайна участка перед домом

Сейчас на рынке самый разнообразный выбор продуктов для автоматизации, поэтому вам нужно четко понимать: какие цели вашей автоматизации. Нужно все взвесить и принять правильное решение, и мы вам в этом поможем.

Появились вопросы? Пишите в комментариях.
Также вы можете задать вопрос нашему эксперту

© «Центр Деловых Инициатив», при полном или частичном копировании материала ссылка на первоисточник обязательна.

Автоматизация малого бизнеса: формы, программы, инструменты

Инструменты автоматизации малого бизнеса позволяют сделать рабочий процесс более эффективным. Обработка информации с применением специальных машин и алгоритмов – это хороший способ оптимизации каждого нового рабочего дня. Отзывы о программах автоматизации малого бизнеса наглядно демонстрируют, что их применение позволяет упростить труд многих работников. В фирмах, применяющих продвинутые подходы к рабочему процессу, ручные формы почти полностью устранены, что приводит к улучшению качества трудовой деятельности.

Суть автоматизации малого бизнеса в снижении числа необходимых операций. Любая компания в процессе работы генерирует огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать, хранить и анализировать. Используя способы и интрументы автоматизации малого бизнеса, можно снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе, а также сделать труд более производительным в разрезе каждого отдельно взятого человека.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F2%2F6%2F2%2F2134262

Первое, на что влияет внедрение новых методологий, – длительность и сложность обработки официальной документации. Человеческий фактор, провоцирующий при такой работе многочисленные ошибки, минимизируется. Автоматизация малого бизнеса позволяет сделать компанию более рентабельной, современной, успешной. Многие современные эксперты сходятся во мнении, что такие мероприятия по улучшению качества работы компании незаменимы, и должны реализовываться в обязательном порядке. Автоматизация малого бизнеса в интересах как владельца компании, так и работников, чьи задачи будут упрощены.

В настоящее время есть определённые сложности, сопряженные с рассматриваемым вопросом. В частности рабочий процесс предполагает учитывать особенности исключительно объемного потока данных. Даже относительно небольшая компания в процессе работы генерирует много информации, а центр автоматизации малого бизнеса должен обрабатывать все эти сведения, не делая исключений. Иначе теряется основная идея применения программных решений.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F1%2F3%2F7%2F2134137

Рынок переполнен многочисленным проектами, позволяющими при внедрении их в компании оптимизировать рабочий процесс. Например, в Новосибирске автоматизация малого бизнеса представлена несколькими конкурирующими предприятиями, которые предлагают продукты для бухгалтерии. Конечно, это хорошо. Потому что каждый соперник заинтересован в создании лучшего, чем у других, продукта, но даже такая насыщенность рынка не дает универсального ответа на все вопросы. Преимущественно программы автоматизации малого бизнеса довольно узкоспециализированные, и для полного оформления всех процессов внутри компании необходимо применять сразу несколько продуктов. А это неудобно и низкоэффективно.

Многочисленные вопросы и не менее многочисленные ответы

Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия предполагает решение многочисленных задач. Актуальность их меняется в зависимости от области работы организации, особенностей наиболее современных рыночных процессов. В частности, в настоящее время на первое место выходят проблемы документооборота. Необходимо отладить систему документирования взаимоотношений как с клиентами, так и с партнерами. На первый взгляд кажется, что это довольно простая задача, но в реальности она связана с двумя крупными сложностями: документы не всегда совместимы, а их содержимое необходимо защищать от постороннего взгляда.

Разные современные предприятия предлагают заинтересованным клиентам разные варианты решения этой проблемы. Как видно из отзывов сотрудников, центры автоматизации малого бизнеса в Новосибирске (их услуги довольно востребованы в настоящее время), к примеру, продвигают пусть и хорошие возможности, но нельзя сказать, что это самые передовые предложения рынка. В общем случае считается, что наиболее продвинутые программы представлены разработчиками из столичного региона, но и тут все не так очевидно.

В большинстве современных организаций, ставящих перед собой задачу внедрения форм автоматизации бухгалтерского учета в малом бизнесе, такие меры обусловлены отрицательными факторами, провоцирующими потери внутри организации. Это жизненные обстоятельства, в том числе необходимость поддерживать данные актуальными, что нередко сложно, если пользоваться устаревшими инструментами ведения дел.

Также эффективная автоматизация помогает решить проблему внутренних преступлений и потерь, несовпадения информации. Используя программные комплексы, можно упростить формирование отчетности, необходимой для корректного функционирования организации в современных реалиях.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F1%2F3%2F6%2F2134136

Не менее часто системы автоматизации малого бизнеса (торговля промышленными товарами и другие области специализации) внедряются под воздействием внешних факторов. Рынок активно развивается, что приводит к увеличению объемов сделок, нарастанию количества рабочих процессов, скорости, с которой нужно их проводить. Конкуренция на рынке вынуждает сокращать издержки. В такой сложной ситуации допущение ошибок становится непозволительной роскошью. Предотвратить их помогут программы автоматизации малого бизнеса, если научить персонал ими правильно пользоваться.

Не так давно участники рыночных отношений в нашей стране могли рассчитывать на довольно легкое продвижение к успеху. Но в настоящее время соперничество во всех отраслях настолько существенное, что делать шаги вперед крайне сложно. При приросте соперничества рентабельность многих организаций существенно уменьшается. Многие проводят параллели с концом девяностых годов, когда кризисная эпоха вынудила массово применять программы для упрощения, улучшения рабочего процесса. Тогда же были заложены основы многих центров автоматизации малого бизнеса. Новосибирск, Москва, Санкт-Петербург – города, где и по сей день представляют свои продукты фирмы, чьи руководители именно в то сложное время поняли всю перспективность этой области.

В настоящее время автоматизация необходима любой современной компании, заинтересованной в оптимизации рабочего процесса. Наиболее актуальными являются вопросы улучшения решения задач по управлению организациями. Предприниматели, прибегая к возможностям реальной автоматизации малого бизнеса, рассчитывают тем самым повысить эффективность рабочего процесса компании или хотя бы сохранить текущие уровни.

Чтобы компания уверенно шла к успеху, ее должен возглавлять умелый руководитель, способный сориентироваться даже в сложной ситуации. С одной стороны, сделать это, не имея в своем распоряжении точной учетной системы, довольно сложно, но одновременно с этим нужно понимать, что реальная автоматизация малого бизнеса не решит все проблемы. Программа не будет сама задавать курс развития компании. Внедрение такой системы позволяет наладить связь между отделами организации, сделать качественным, официальным процесс обмена данными, что и приводит к росту спроса на такие продукты. В то же время многое зависит и от профессионализма руководителя и принятых на работу сотрудников. Как бы ни была хороша учетная система, она выступает лишь в качестве вспомогательного инструмента.

Читайте так же:  Скажите «да!» универсальной классике бежевых штор

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F2%2F7%2F0%2F2134270

Применение на практике эффективной автоматизированной учетной системы помогает сделать работу компании более прозрачной, что упрощает выживание на рынке и предупреждает злоупотребления полномочиями. Многие фирмы начинают как компания друзей, вместе идущих к успеху. Но взаимодействие с деньгами вносит свои коррективы в ситуацию, и необходимо вводить систему регулирования менеджмента, чтобы управленческие задачи решались результативно, без привязки к личностям и симпатиям. Организация должна строиться на принципах, которые можно прогнозировать. Для внедрения и поддержки таковых на помощь приходят инструменты автоматизации рабочего процесса.

Некоторые предприятия подходят к вопросу автоматизации с другой стороны. Так как современные рыночные реалии наглядно показывают, что рано или поздно вводить в рабочий процесс систему учета документации, операций все равно придется, они еще до открытия направляют заказ в специализированную компанию для разработки системы автоматизации. Когда фирма начинает непосредственно рабочую деятельность, она уже имеет четко структурированную систему действий буквально на все случаи жизни. А документы будут храниться в программе, отсортированные по дате и другим значимым реквизитам. Также система может автоматизировать бухгалтерские операции.

Такой предусмотрительный подход хорошо зарекомендовал себя. Но только в случае, когда еще до начала работ руководители новой компании могут четко сформулировать, как будет вестись деятельность, что требуется от системы автоматизации. Без корректно составленного технического задания даже самые продвинутые программисты с большим опытом создания автоматизированных систем вряд ли смогут предложить продукт, который будет полезен в работе организации.

Постановка задачи, особенно когда речь идет о предпринимательской деятельности, всегда сопровождается формулированием конечной цели, которую реально достичь в текущих условиях. В ряде случаев автоматизация реализуется для понижения издержек, другие предприятия внедряют такую систему для улучшения показателей эффективности деятельности. Правильно составленная программа поможет точно, корректно собрать максимально полные данные обо всех клиентах организации. Успешность внедрения автоматизированной системы определяется целью, с которой она разрабатывается. Задачи, для решения которых проект внедряют, необходимо формулировать, учитывая стратегию организации и общие цели, стоящие перед компанией.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F1%2F3%2F4%2F2134134

Невозможно правильно и с хорошим результатом внедрить автоматизированную систему, если компания не располагает никакими стратегиями, планами, предполагающими использование такой системы для улучшения показателей рабочего процесса. Если было решено управленческие процессы сделать более совершенными, нужно очень ответственно отнестись к этапу планирования развития, так как задачи тесно связаны одна с другой. Впрочем, если руководитель предприятия не готов все это взять на себя, стоит обратиться за услугами такой компании, которая не только создает системы автоматизации, но и работает над написанием планов по развитию бизнеса клиента. Это будет гарантом (при правильном внедрении и использовании продукта) улучшения результатов предприятия.

Как рассказывают специалисты, практически все случаи, когда внедрение системы не привело к хорошему результату, связаны с неготовностью административного ресурса организации к нововведениям. Задача руководителя – правильно преподнести информацию о предстоящих обновлениях и дать понять всем персоналу компании, что применение нового инструмента идет на пользу каждому, кто трудится в фирме.

Без формирования четкого плана вряд ли можно разобраться, какое будущее ждет организацию через несколько лет. В такой ситуации неопределенности невозможно ожидать положительного результата от внедрения специализированной автоматизированной системы, даже относительно простой. В настоящее время достаточно малый процент компаний готов строить предположения даже на пять лет. Не говоря о большем сроке. Специалисты по разработке систем автоматизации заверяют, что при таких краткосрочных прогнозах очень сложно создать систему, которая принесет реальную пользу в перспективе.

В то же время нет единой общепринятой позиции относительно длительности прогнозируемого этапа. Некоторые специалисты считают, что даже пятилетние предположения относительно динамики развития в настоящих условиях более чем достаточно, так как рынок нестабилен и в стране постоянно вводятся новые законы, благодаря чему сложно предугадать, что будет через несколько лет.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F2%2F7%2F7%2F2134277

Есть и иная позиция: ряд профессионалов придерживается мнения, что нужно прорабатывать прогнозы относительно активности юридического лица хотя бы на десять лет, чтобы оценить перспективы компании и понять, какими ресурсами должна располагать система контроля и учета, внедряемая в организации.

Одновременно имеет право на жизнь мнение, что даже двухлетний прогноз, если он достаточно точный и четкий, уже достаточен, чтобы начать работать над системой автоматизации. А вот если даже на два года составить точные планы не представляется возможным, внедрение автоматизированного проекта наверняка будет лишней и пустой тратой денег.

Многие также акцентируют внимание, что планы не обязательно должны быть четкими, пошаговыми, с достаточным вниманием всем мелким деталям. В ряде случаев хватит довольно общей программы развития, позиционирования на внутреннем, внешнем рынке продукции, производимой фирмой.

Рыночная ситуация в наше время представляет собой довольно переменчивые условия, что не позволяет строить корректные прогнозы на длительные временные промежутки. Если организация активно развивается, она также вынуждена подстраиваться под условия среды, в которой существует. В некоторых случаях это достаточно непредсказуемый процесс, что усложняет планирование системы, которая помогла бы автоматизировать работу компании с высоким уровнем результативности.

Малый бизнес, конечно, может заглядывать вперед, но очень сложно делать это на срок больший, нежели два года, да и ожидать длительный временной промежуток, необходимый для создания идеальной системы, мало у кого есть возможность. Приходится учитывать, что за это время бизнес-процессы, автоматизируемые в настоящее время, могут сильно измениться, что сделает прекрасный сегодня продукт совершенно бесполезным в будущем из-за непредсказуемого внешнего фактора. К такому риску должен быть готов каждый, кто планирует автоматизировать работу своей компании.

Основная идея автоматизации деятельности предприятия – увеличение скорости продвижения вперёд, роста и развития компании. Считается, что самая лучшая система – это такая, которую можно легко адаптировать в условиях, когда внешние и внутренние факторы существенно меняются.

Читайте так же:  Как быстро и правильно повесить вертикальные жалюзи - инструкция

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=http%3A%2F%2Ffb.ru%2Fmisc%2Fi%2Fthumb%2Fa%2F2%2F1%2F3%2F4%2F1%2F3%2F1%2F2134131

Важно, чтобы такая работа не требовала присутствия профессионалов со специальным образованием. Продукт должен иметь простые инструменты корректировки, подстройки, делающие его универсальным и эффективным на долгое время.

Реальная автоматизация: что это такое и зачем она нужна малому бизнесу

Как автоматизация бизнеса может помочь увеличить доходы и улучшить качество управления

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;

в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же – внедрение CRM).

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором – чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией: первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F704%2F704d056cc2880c597215e974c234a82c

Системы автоматизации – это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации бизнеса предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2Fee0%2Fee0c114af7deaa76f33b3449a138f5a2

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

улучшить качество обслуживания клиентов;

оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;

качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

просчитывать рентабельность заказов;

быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;

разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;

оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;

оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;

минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;

безопасно хранить информацию – каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;

улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;

эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2Fe35%2Fe352c200b05fa48d56a7210e8183dadd

Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно – учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» – взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F964%2F9646a5a89dd1be716ea547c7737ce81b

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.

Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи – в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Читайте так же:  Какими должны быть шторы для уютной детской комнаты мальчика

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант – приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости – начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.

Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

насколько система проста и удобна в использовании;

возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность – пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F16d%2F16da99ac7fe95698d8e7d22a038446cd

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи – в случае использования «облачных» приложений);

затраты на настройку системы и обучение персонала;

стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F882%2F8823042342a11761ef8c4a479f0fced0

Внедрение – это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу proxy?url=https%3A%2F%2Fbiz360.ru%2Fupload%2Fmedialibrary%2F9c5%2F9c5b4feef46e270fa4f0df48c3007f4a

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Заполните, пожалуйста, форму, и наш специалист свяжется с Вами
в течение одного рабочего дня.

Изображение - Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу 78954663
Автор статьи: Анатолий Беляков

Добрый день. Меня зовут Анатолий. Я уже более 7 лет работаю прорабом в крупной строительной компании. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать разнообразные вопросы. Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в удобном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте желательно проконсультироваться с профессионалами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 5 проголосовавших: 6

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here