Сегодня мы подготовили статью на тему: «как выбрать бухгалтерскую компанию», а Анатолий Беляков подскажет вам нюансы и прокомментирует основные ошибки.
Сегодня многие предприниматели и руководители небольших компаний предпочитают не брать штатного бухгалтера, а передать эту функцию специализированной организации — бухгалтерской компании. На что стоит обратить внимание, выбирая компанию, расскажет руководитель компании «Фингуру» Алексей Ермолов.
Во-первых, какую услугу предоставляет компания? Кто будет ставить подпись на отчетности и нести ответственность за ошибки и невыполнение сроков сдачи отчетности? Это очень важный момент, так как некоторые бухгалтерские компании просто составляют отчетность, но подпись под ней ставит сам предприниматель. Он же несет ответственность за ее своевременную отправку.
В идеале в договоре прописано, что функцию главного бухгалтера клиента будет выполнять руководитель бухгалтерского бюро, который и несет ответственность за ее подготовку и своевременную сдачу. Предприниматель выпускает приказ по компании о назначении главного бухгалтера и ставит в известность об этом налоговую инспекцию.
Если вы не хотите разбираться в проводках, бухгалтерских справках, балансе и отчетности, наши бухгалтеры возьмут эту работу на себя.
Все бухгалтерские фирмы заявляют, что у них работают только профессионалы с многолетним стажем работы, прошедшие лучшее обучение и увешанные сертификатами. Тем не менее нужно прямо задать вопрос: что будет, если ко мне будут претензии со стороны контролирующих органов, вызванные вашими ошибками? Серьезные компании несут финансовую ответственность за ошибки в отчетности или нарушение сроков сдачи отчетности.
Механизм может быть разным — прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то стоит поискать другую компанию.
Важный момент, который многие недооценивают. Ваш бухгалтер не будет сидеть за соседним столом, чтобы попросить быстренько сделать то-то и то-то. Поэтому сразу нужно понять, каким образом (и с кем из сотрудников бухгалтерского бюро) вы будете общаться.
По точке контакта.
- Клиент обращается непосредственно к выделенному бухгалтеру. Такой вариант в основном распространен в небольших бухгалтерских фирмах, в которых отсутствует клиентская служба. Плюсом является прямой доступ к телу, минусом — он же. Поясню. Ваш бухгалтер находится в процессе учета документов или выверки баланса, в это время звоните вы с вопросом. Он отвлекается, закрывает ваш вопрос и пытается закончить баланс. Следующий клиент набирает его номер, и. сами понимаете, что вероятность ошибки повышается, а производительность бухгалтера снижается.
- Персональный менеджер. Он не бухгалтер, хотя и знает основы бухучета. Его задача — быть для клиента тем сотрудником, который может решить все вопросы. Не самостоятельно, но с помощью всех сотрудников фирмы. Ведь зачастую у клиента могут быть вопросы, требующие специальных знаний или даже дополнительного анализа законодательства. Один бухгалтер может не обладать нужной компетенцией (или просто временем). Грамотная клиентская служба решает также вопросы, связанные с заключением договоров, контролем оплат, подготовкой закрывающих документов по услугам. Все вопросы и обращения клиентов фиксируются в информационной системе (в идеале — в CRM-системе), а ответы на них и удовлетворенность клиентов отслеживаются руководителем службы.
По способу и частоте обмена документами все бухгалтерские фирмы можно разделить на бумажные и электронные.
Первые работают по старинке, получая от клиента бумажные документы для обработки, накапливая архив и передавая его в конце года клиенту. Документы привозит либо сам клиент, либо курьеры бухгалтерского бюро (не забывайте, что даже если курьеры бесплатны, их услуги уже включены вам в стоимость обслуживания).
Электронный обмен предполагает отсутствие необходимости возить бумагу. Самый продвинутый вариант, когда клиент получает при постановке на учет электронно-цифровую подпись и ограниченный доступ к информационной системе бухгалтерской компании.
В итоге выигрывают и клиент, и бухгалтер: первый получил инструмент для бизнеса (есть откуда выставлять счета клиентам), второй имеет черновики первички уже в бухгалтерской системе. Теперь их нужно проверить и учесть. Не менее важно то, что электронные документы поступают в бухгалтерию постоянно, не накапливаясь (в отличие от бумажных). Это дает равномерную нагрузку на бухгалтера, а не режим аврала, когда в последний момент все клиенты привозят чемоданы бумажных документов для учета.
Казалось бы, что с ценой все понятно, но это не так. Ценообразование бухгалтерских услуг сильно разнится от компании к компании, несмотря на обилие калькуляторов для расчета услуг на сайтах аутсорсеров. Какие могут быть подводные камни? Возьмем для примера услугу расчет заработной платы. Например, один сотрудник — 500 руб. Но! если он сходил на больничный, в отпуск или ушел (скорее ушла) в декрет, то расчет такого сотрудника стоит в несколько раз дороже! Или: каждая справка 2-НДФЛ (банки требуют такую для кредита) стоит 2000 руб. Еще пример: подготовка отчетности стоит 1000 руб., но отправка в эту сумму не включена, поэтому доплатите за курьера или программу сдачи отчетности. Мой совет: выбирая по цене, не забывайте про возможные скрытые платежи. Возможно, тарифные планы, сформированные по принципу «все включено», будут вам гораздо понятнее и выгоднее.
На всех современных сайтах вы увидите логотипы или фото счастливых клиентов с хвалебными отзывами о компании и ее услугах. Хотите быть уверены в качестве — не поленитесь, позвоните клиентам с сайта или запросите у бухгалтерской компании контакты существующих клиентов и поговорите с ними: как им работается с этой фирмой? Это абсолютно нормальная практика в мире профессиональных услуг, а вы будете делать свой выбор не методом лотереи, а на основе важных факторов.
Нет тематического видео для этой статьи.
Итак, вот ваш чек-лист для выбора бухгалтерского агентства. Можете делать пометки прямо во время разговора.
КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ ФИРМУ И ЧТО НАДО ЗНАТЬ ПРИ ВЫБОРЕ
Прежде всего, потенциальному клиенту, необходимо понять, что выбор бухгалтерской компании для своей организации, дело вполне серьезное и ориентироваться только на стоимость бухгалтерских услуг было бы неправильно, в конце концов, редко кто покупает товар, не ознакомившись с его характеристиками. К сожалению, далеко не все понимают, что и у бухгалтерских компаний тоже есть свои характеристики.
Рассмотрим некоторые характеристики, на которые не все обращают внимание, но которые могут повлиять на качество оказываемых бухгалтерских услуг:
- Количество лет на рынке бухгалтерских услуг.
В основном, считается, что компания, оказывающая бухгалтерские услуги, должна проработать на рынке бухгалтерских услуг не менее 4-6 лет. Но мало кто задумывается о том, что молодая, энергичная бухгалтерская компания вполне может составить конкуренцию компании, у которой стаж работы более 6 лет. Потому что опытность компании, прежде всего, определяется опытностью и стажем работы специалистов, которые в ней работают, и далеко не все специалисты готовы проработать в одной компании более 6 лет. Молодая же компания, только набрала в свой штат специалистов, которые не успели «засидеться» и «рвутся в бой» с энтузиазмом. Причем, выбор специалистов, которые научились вести бухгалтерский учет в нескольких организациях
сейчас гораздо больше, чем 6-10 лет назад, и соответственно, у молодой компании, при грамотном отборе есть хороший шанс сложить опытный коллектив специалистов.
Поэтому лучше узнать, кто конкретно будет вести бухгалтерию Вашей организации, и поинтересоваться какой опыт работы у данного специалиста. Хорошо, если специалист обладает опытом работы именно в той сфере деятельности, на которой специализируется Ваша организация.
- Страхование профессиональной ответственности
«Кто не совершает ошибок, тот ничего не делает»
Выбирая бухгалтерскую компанию, поинтересуйтесь, застрахована профессиональная ответственность или нет. Это даст Вам дополнительные гарантии, что в случае ошибки в ведении бухгалтерии Вашей организации, все штрафы и пени будет выплачивать бухгалтерская компания.
В случае если бухгалтерская компания только планирует страхование профессиональной ответственности, то лучше включить в договор об оказании бухгалтерских услуг пункт, что в случае ошибки в ведении бухгалтерского учета Вашей организации, которая повлекла за собой штрафные санкции со стороны государственных, налоговых органов, все расходы взял на себя исполнитель.
- Количество специалистов в области бухгалтерского учета и сколько квадратных метров приходится на каждого.
Стоимость офисных помещений растет и не у каждой организации есть возможность арендовать большие площади, но Вам то от этого не легче.
Дело в том, что ведение бухгалтерии имеет свою специфику, связанную с сосредоточенностью и внимательностью к цифрам и даже самый опытный специалист не сможет нормально работать, если вокруг него ходят, «трутся», шумят, разговаривают по телефону и т.д. Поэтому, если Вы приходите в бухгалтерскую компанию и видите, что специалисты «сидят» друг на друге, то лучше не рисковать.
- Среднее количество организаций, которые ведет один специалист
«А шесть сошьешь? И шесть сошью».
В погоне за прибылью некоторые бухгалтерские компании «наваливают» на своих специалистов больше организаций, чем они могут «переварить». Дело в том, что одному специалисту очень сложно правильно и качественно вести бухгалтерский учет в более чем 4-6 средних, действующих организаций. Цена такого вопроса, как правило, не вовремя сданные отчеты, не правильное ведение бухгалтерского учета, а то и вовсе не ведение. Поэтому поинтересуйтесь, сколько организаций ведет специалист.
- Курсы повышения квалификации
«Учиться, учиться и еще раз учиться»
Чем чаще специалисты бухгалтерских компаний проходят курсы повышения квалификации, посещают семинары, проходят тренинги, тем лучше для Вас. Это является дополнительной гарантией, что специалисты будут в курсе всякого рода изменений, необходимых для правильного ведения бухгалтерского учета.
- Наличие в штате бухгалтерской компании специалиста (отдела), защищающего интересы клиентов в налоговых, государственных органах, судах
Наличие такого рода специалистов просто необходимо для решения возникающих споров с государственными органами, налоговыми инспекциями и т.д. При возникновении спорной ситуации (не обязательно по вине исполнителя), Вы не потеряете драгоценного времени и денег. Дополнительный плюс наличия в штате таких специалистов, своевременный мониторинг законодательства.
Далеко не все бухгалтерские компании, в списке собственных преимуществ, указывают такой пункт, как безопасность. Хотя уже давно известно, что безопасность, является, чуть ли не ключевым моментом для потенциальных клиентов, которые еще не определились доверить ли ведение бухгалтерии сторонней организации или нет.
Под безопасность понимается следующее: ограничение доступа в помещения, где хранятся Ваши документы, наличие бухгалтерских шкафов (а не на полочках при входе) и ограничение доступа к ним, компьютерная безопасность (антивирусы с ежедневным обновлением, ограничение доступа паролями, и т.д.), противопожарные системы безопасности (бухгалтерская компания, в случае пожара, все может списать на форс-мажор, а Вас попросить оплатить восстановление бухгалтерского учета).
«Наш директор получает миллионы, а платит мало»
Очень важный момент, когда речь идет о бухгалтерии, и один из самых не предсказуемых. Дело в том, что «сарафанное радио» является особенностью Российского человека вообще и, хотя в договоре на бухгалтерское обслуживание обычно прописывается политика конфиденциальности, мало кто ее проводит и контролирует.
Единственное, если вы обращаетесь в бухгалтерскую компанию и заключаете договор, то у Вас есть хоть какая то прописанная гарантия.
Вот лишь несколько «скрытых» характеристик, позволяющих хотя бы задуматься при выборе бухгалтерской компании.
И ПОМНИТЕ, ЧТО СТОИМОСТЬ БУХГАЛТЕРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ В СТОРОННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ДЕШЕВОЙ.
Можно вести бухгалтерию самостоятельно, можно нанять бухгалтера, можно заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализирующейся на этой услуге организации. Если Вы склоняетесь к третьему варианту, то в данной статье хочу поделиться своими соображениями о подходе к выбору подобной структуры. Часть как негативных, так и позитивных моментов здесь упомянутых будут касаться и нашей организации в том числе. Постараюсь подойти непредвзято. Я призываю определяться с выбором аутсорсинга осознанно, не следуя минутному порыву и внушению рекламных заявлений.
Выскажу свое личное мнение на примерах наиболее известных на просторах интернета фирм (без конкретных названий, дабы не провоцировать и не пытаться унизить).
Молодцы маркетологи! Реально молодцы.
Дальше вкладываемся в рекламу на Яндекс директе, adwords гугла и прочих интернет компаниях по продвижению. Много вкладываемся, очень много – о затратах ниже. Вот мы и среди самых раскрученных контор. Все клиенты наши.
Вышеизложенное было юмористическим отступлением, реальность же такова, что из-за подобных рекламных ходов и приемов качество и понимание процессов бухгалтерии перестало иметь ценность для большинства предпринимателей, возглавляющих фирмы (по крайней мере, до сравнения с услугами хороших бухгалтеров или налоговых последствий). Реклама в интернете поменяла или почти поменяла понимание реальности. Скажу только, что бухгалтерия штучный продукт, который плохо масштабируется без потери качества. И людей, которые могут объяснить, что и как они делают на бумаге, а не в 1С все меньше и меньше.
Цена имеет значение, поэтому определитесь – в какой группе потенциальных клиентов для бухгалтеров вы относитесь. Если есть понимание, что из вашей налоговой оптимизации выжато все что можно, все понятно как день, процессы ясны и не улучшаемы, не стоит, наверное, обращаться в крупную западную аудиторскую фирму, которая по странному стечению обстоятельств еще подрабатывает в бухгалтерских услугах. Стоимость часа работы их специалистов как у адвокатов в зале суда, который защищает от пожизненного заключения.
Если такого понимания нет, то стоит сначала обратиться в одну, а лучше несколько фирм для приобретения этого понимания. Ответственность за Ваши деньги лежит на Вас.
Если же Ваша деятельность разнообразна, у Вас много направлений или несколько юридических лиц между которыми еще и существуют финансовые потоки – вот тут нужно подходить очень тщательно к выбору фирмы по бухгалтерскому сопровождению. И взвешивать: может стоит сначала отработать схему с опытной фирмой, обучить своих бухгалтеров, а затем в целях экономии переложить на них ведение бухгалтерии или остаться с фирмой, если Вы не считаете данные финансовые затраты критичными по сравнению с затратами времени на контроль собственных бухгалтеров и их заработную плату.
У вас очень крупный бизнес – забудьте про аутсорсинг бухгалтерских услуг. Воспитывайте своих бухгалтеров, курсы, карьерная лестница, поощрения, наказания и т.д. Но не забывайте о контроле, устраивайте проверки, привлекая аудиторов для оценки и имея стороннее мнение помимо своего собственного.
Определите, с кем Вы имеете дело – с раскрученным брендом, который работает, окучивая сотни клиентов ежемесячно, возможно сливая избыточную ликвидность третьим лицам потому, что сами не успевают справиться с потоком или небольшой надежной или не очень компанией.
1.Проверяем регалии. Смотрим на сайте, входит в топ-20 по версии кого? Заходим на сайт этого «кого». Смотрим: сколько стоит участие в рейтинге, сколько было участников. Обычно указывается количество клиентов, годовая выручка, число сотрудников (можем посчитать число клиентов на одного человека, вы улыбнетесь своим наблюдениям). Записываем.
2.Проверяем заявленные характеристики:
– возраст (дата регистрации компании в «о компании»). Проверяем на сайте nalog.ru вбив ИНН или ОГРН фирмы в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента», получив выписку из ЕГРЮЛ смотрим на дату регистрации, так же стоит посмотреть учредителей, директора и соотнести с увиденным на сайте. Если Вы подключены к Сбис, Контур-экстерн, Такском или прочим программным продуктам – смотрим статистику организации (Если нет – можете подключиться у нас за треть цены! – самореклама). Записываем.
– соотносим восторженные отзывы на сайте с возрастом фирмы по срокам (пример: «Отличная компания – 8 лет душа в душу», а фирме три года).
– смотрим кто партнеры, клиенты данного ресурса. Звоним, спрашиваем рекомендации, честно говорим, что хотим стать клиентами бухгалтерской фирмы, ссылающейся на Вас, как на клиента и хотим понять – с кем имеем дело, просим охарактеризовать. Если отвечают – что Вы первый от кого они слышат это название, возможно просто этот сотрудник не в курсе, просим соединить с бухгалтерией, если и там объяснят, что единственные кто ведет учет в данной организации – незабвенная Лидия Андреевна, делаем выводы.
3.Проверяем возраст и раскрученность сайта, для этого заходим на xtool.ru и в графе «https://» пишем название сайта бухгалтерской компании. Видим возраст сайта, соотносим с возрастом компании, так же пройдясь по вкладкам можно определить степень рекламной активности и агрессивность компании, видно по ссылкам на сайт, количеству страниц, ключевым фразам и позиции ключевых фраз в поисковиках. Сама по себе раскрученность и посещаемость это очень хорошо для фирмы. Но мы думаем о себе и о том, будут ли нам уделять достаточное внимание или мы встанем в ряды нескольких сотен, а то и тысяч клиентов этой фирмы. Но тут важно не ошибиться – толковый и полезный для бухгалтеров сайт, например журнал «Главбух» тоже очень хорошо раскручен. Важно отличить одностраничный (посадочный) сайт от полезного и ценного ресурса, коим обладают многие бухгалтерские фирмы.
4.Позиции сайта бухгалтерской фирмы в поисковиках по ключевым фразам:
– бухгалтерское обслуживание (2 270 руб.);
– ведение бухгалтерского учета (810 руб.);
– ведение бухгалтерского учета аутсорсинг (около 1 500 руб.);
– стоимость бухгалтерского обслуживания (около 1 700 руб.).
Если фирма на первых позициях вверху страницы – записываем, ниже будет про рекламный бюджет. Для примера показал – сколько стоит для рекламирующейся фирмы один Ваш клик по объявлению на поиске в Яндексе на 10.03.15 (а кликов в день от десятков до нескольких сотен, проверяем разрядность калькулятора, умножаем, смотрим). Правды-ради скажу, что грамотно настроив компанию, можно обойтись и более скромным бюджетом, но не для первого места по данным запросам конечно.
5.Проверяем данную фирму по запросам в яндексе и гугле на предмет найма сотрудников, открытых вакансий. Если видим в выдаче поисковиков что-то типа: «Срочно нужен удаленный бухгалтер – ведение 50 ИП за 20 000 рублей в месяц, можно без опыта» – заканчиваем с этой фирмой, ищем, кто еще будет вести Ваши финансы. Кстати, объявление реальное – сам видел.
О затратах. Любая коммерческая структура имеет целью извлечение прибыли – это нормально. Каковы затраты бухгалтерской фирмы (не берем аудиторов, там другая кухня). Рассуждения о затратах преследую цель показать какую сумму надо отбить компании за месяц, чтобы покрыть данные затраты. И чем они больше, тем больше поток клиентов необходим, чтобы удовлетворить данный рост. Вот тут неизбежна потеря качества работы с отдельным клиентом.
Аренда офиса – больше пафоса – дороже стоит в месяц (на март 2015 цена в среднем по качеству помещении – 1 500 рублей за метр кв. в месяц в Москве).
Сотрудники. Чем выше квалификация сотрудника, тем дороже он цениться, по крайней мере, по логике (есть исключения, можно играть на комплексах, находить неуверенных в себе людей или людей со страхами потери работы, или мотивировать значительным карьерным ростом в не очень далекой перспективе – западный вариант).
Сколько сотрудников? Один человек в среднем, без нервных срывов и ошибок, может вести 4-7 клиентов (на ОСН при небольшом движении). Важно! Можно значительно оптимизировать работу, в зависимости от объема вводимых человеком данных, например при выгрузках из базы клиентов – объем работы меньше, клиентов больше. Зарплата такого сотрудника 50 000 – 60 000 рублей, возможно премии.
Аутсорсинг – привлечение лиц на удаленном доступе из регионов, для снижения расходов на персонал. Ничего не могу сказать – не сталкивался лично.
Рекламный бюджет. В интернет рекламу можно вкладывать сколь угодно большие деньги с соответствующей отдачей, примеры стоимости за один клик на поиске приведены выше.
Выводы делайте сами, исходя из наблюдений.
Чем разнообразнее услуги фирмы, тем большее количество разнопрофильных специалистов работает, что позволяет решать значительно больший спектр задач и показывает, что организация не гонятся за количеством. При большой диверсификации, крайне тяжело организовать конвеер, а порой бессмысленно. Так же желательно присутствие сотрудников на рабочих местах – это позволяет более точно контролировать их работу, они быстрее обучаются друг у друга, а так же могут совместными усилиями решать более сложные вопросы или искать на них ответы. Если все правильно настроено появляется синергия и волшебное понятие «Команда».
Если Вы замечаете, что в мелочах Вас игнорируют, будьте уверены, что при наступлении серьезных проблем, Вас так же не будут замечать или отмахнуться.
Если, не взирая, на то решена ли ваша проблема или нет, с Вас берут деньги, прикрываясь почасовой оплатой, или количеством строк в лишнем документе подумайте за что Вы платите. За внутренний регламент данной фирмы или за решение своих задач.
Многие фирмы, берут Вашу первичную документацию, забивают в 1С, распечатывают отчеты – и все. Налоги, какие получаться такие и платите. Внимательно подойдите к данному моменту, возьмите консультации у нескольких сторонних организаций, не довольствуйтесь советами только одной фирмы, возможно варианты, которые Вы откроете, сэкономят массу денег при дальнейшей работе. Так же сможете оценить квалификацию фирмы, ведущей бухгалтерию.
Основной ключевой момент, который есть во всех прайс-листах, но никто не задумывается что он означает – понятие одной операции. Все ценники выставляются отталкиваясь от этого понятия. Разберитесь, что в данной фирме считается за эту загадочную субстанцию. Варианты:
– один документ – одна операция. Уточните, зависит ли одна операция от количества строк в документе – и услышите – 10 строк одна операция. И вот уже одна накладная из трехсот позиций превращается в 30 операций.
– один комплект документов. Например, отгрузка (счет, счет фактура, накладная) – одна операция.
– одна бухгалтерская проводка. Только начисление заработной платы 10 сотрудников (1с в автомате делает) превращается в 60 проводок и это еще без выдачи из кассы.
Отсутствие общего знаменателя у почти всех бухгалтерских фирм, дает простор для манипулирования Вашим мнением о стоимости и позволяет увести от более взвешенного решения.
Они с Вами надолго – проверьте сторонней организацией ведение Вашей бухгалтерии. Выявите недостатки, подумайте – носят ли они системный характер или это разовые некретичные ошибки. Если бухгалтерия в норме – фирма без проблем все предоставит и покажет, если нет – палки в колеса плюс деньги за дополнительную работу, плюс неустойка по договору и т.д. в общем в этой ситуации, когда фирма понимает, что сейчас потеряет клиента по-любому Вы увидите истинное лицо данной организации. В противном случае останетесь с ней на долгие годы и будете уверены, что ребята хорошо делают свое дело, и Вы не зря им платите. К сожалению, данное понимание, зачастую, приходит только вместе с налоговой проверкой (когда поздно) или при передаче дел новому бухгалтеру.
Надеюсь, данная статья поможет Вам с ответом на вопрос “Как выбрать бухгалтерскую компанию?” или Вы захотите оценить работу своей бухгалтерии.
Что бы выбрать бухгалтерскую компанию и потом не сожалеть, нужно еще до подписания договора убедиться в том, что компания надежная и не подведет вас. Ниже список наших рекомендаций, на что необходимо обратить внимание при выборе партнера бухгалтерской фирмы.
У серьезной компании должен быть хороший сайт. Сайт – первое, что вы видите и по нему можно сделать выводы о компании. Компания, у которой неаккуратный, непонятный сайт, явно сэкономила. Возможно она так же экономит и на хороших бухгалтерах.
Образование стоимости должно быть прозрачной. У серьезной компании должен быть проработанный прайс-лист. Четко прописано, какие услуги входят в стоимость стандартного набора услуг за месяц, в каких случаях стоимость может быть увеличена или уменьшена, стоимость всех дополнительных услуг. Важно, что бы стандартный набор услуг ведения бухгалтерии включал только то, что вам необходимо на постоянной основе, что бы ни переплачивать за лишние услуги. В то же время, низкая цена с очень маленьким набором бухгалтерских услуг, может привести к большим счетам за счет постоянного включения «доп. услуг».
Штрафы и пени за не вовремя сданную отчетность и все ошибки, надежная бух компания оплачивает самостоятельно. Важно, что бы это было не просто обещание – это должно быть прописано в договоре!
Многие бухгалтерские компании страхуют свою ответственность на суммы от 500 000 рублей и более. Это ваша гарантия на компенсацию вам штрафов и пеней в случае ошибок бухгалтеров, даже в том случае, когда доступных денег у бухгалтерской фирмы не будет.
Важно знать, как вы будите обмениваться документами с бухгалтером.
Одни компании, просят вас приехать к ним и привезти бумажные первичные документы, другие присылают за ними курьера. Это значит, что вам сначала нужно хранить документы у себя, потом встретится и передать их представителю компании, потом поспорить с бухгалтером о том, что вы точно передали какой-то документ, а бухгалтер, точно его не получал. И в следующий раз потратить время на составление описи документов.
Другие бухгалтерские компании используют современные технологии – электронный обмен документами. Это значит, что не нужно встречаться и возить печатные документы.
Бухгалтерская компания предоставляет облачный сервис (наши партнеры, предоставляют наш сервис КУБ), который предприниматель использует, как инструмент для управления бизнесом (можно выставить счета, загрузить банковскую выписку, загрузить сканы документов, одной кнопкой создавать отчеты по бизнесу), а бухгалтер может иметь доступ к первичным документам и возможность их обрабатывать.
Современные технологии – большой плюс для вас и для бух компании. Наши партнеры дают скидку в 20%, т.к. КУБ избавляет бухгалтеров от лишней работы.
Бухгалтерская фирма, обязательно имеет отзывы и не только на ее собственном сайте. У бухгалтерской компании, которая работает давно, должны быть не только положительные отзывы, но и критика. Как говорится «Не ошибается тот, кто ни чего не делает». Так же нужно учитывать, что бывают ситуации, когда негатив выносит тот, кто сам не прав. Важно соотнести количество восторженных отзывов и критику.
Хотите быть уверены в качестве – запросите у бух фирмы контакты существующих клиентов и поговорите с ними, выяснив все моменты.
Так же важно, что бы компания или ее сотрудники были признаны среди своих же коллег профессионалов. Наличие членства фирмы в профессиональных сообществах (таких, например, как Ассоциация профессиональных бухгалтеров, Палата налоговых консультантов) и наличию сертификатов проф бухгалтера.
Мы уже отобрали профессиональные и надежные компании. Если хотите воспользоваться нашим списком, то оставьте заявку тут и мы поберем вам хорошую бухгалтерскую компанию.
Наталья Костина,
Бухгалтерская компания «СМАРТ+»
Как выбрать бухгалтерскую компанию и чем полезно это решение
Если принято решение о передаче бухучета на аутсорсинг, основная задача предпринимателя – выбор подрядчика. На рынке множество компаний, предоставляющих подобные услуги. У каждой из них свои принципы работы с клиентами и ценовая политика. Чтобы не ошибиться с выбором и избежать проблем в будущем, процесс принятия решения можно разбить на несколько этапов:
- формирование цели;
- определение критериев оценки исполнителей;
- сбор информации;
- выбор поставщика услуг.
Как правильно сформулировать цель при выборе бухгалтерской компании
Прежде чем приступать непосредственно к поиску бухгалтерской компании, нужно максимально конкретно сформулировать свои ожидания от будущего сотрудничества.Если поставить задачу как «заключить договор бухгалтерского аутсорсинга», есть риск, что выбор будет формальным. Можно использовать любую из удобных методик целеполагания. Например, взять на вооружение принципы SMART (Specific – конкретный, Measurable – измеримый, Achievable – достижимый, Relevant/Realistic – реалистичный, Timed – с конкретным сроком). Это позволит, во-первых, более четко обрисовать цель и себе, и внешнему исполнителю, во-вторых, упростить контроль над его работой (как по срокам, так и по качеству выполнения задачи).Чтобы определиться с тем, что на самом деле нужно предпринимателю от аутсорсера, нужно ответить на следующие вопросы:
- какую часть учета планируется передать на аутсорсинг;
- нужны ли для выполнения этой работы специальные знания и дополнительное обучение персонала аутсорсера;
- где непосредственно будут работать исполнители, в своем офисе или у заказчика (это важно для удобства клиентов);
- будет ли аутсорсер напрямую контактировать с государственными органами и клиентами;
- сколько готова заплатить компания за подобную услугу;
- когда планируется начало работы.
По каким критериям выбирать аутсорсинговую компанию по бухучету
Критерии оценки компаний-аутсорсеров зависят от того, с какой целью планируется к ним обратиться, в чем специфика бизнеса потенциального заказчика.Например, если нужно передать на аутсорсинг часть учетный функций, а заказчик работает в добывающей отрасли, одним из основных условий будет опыт работы специалистов аутсорсера именно в этой сфере. Оптимальное количество оцениваемых показателей – три-пять. Например, таких:
- срок деятельности аутсорсинговой компании;
- опыт работы с компаниями из той же отрасли;
- наличие сертификатов (например, DipIFR) у ключевых специалистов;
- возможность и опыт ведения в дополнение к бухгалтерскому и управленческого учета.
Часть сведений об аутсорсинговых компаниях можно найти в Интернете. Начинать сбор информации лучше с контактных данных потенциальных поставщиков аутсорсинговых услуг. Затем нужно составить перечень вопросов, которые предстоит задать в первую очередь. Они должны быть увязаны с критериями оценки исполнителей, которые предприниматель определил для себя заранее. Например:
- сколько лет аутсорсер существует на рынке;
- какими сертификатами подтверждена квалификация его специалистов;
- есть ли опыт работы в вашей отрасли;
- может ли он вести управленческий учет.
Всю полученную информацию лучше отразить в таблице, так ее проще анализировать. Когда база данных готова, нужно исключить те компании, которые не соответствуют выбранным критериям. Оставшиеся в списке и есть потенциальные партнеры. На первый взгляд сбор информации может показаться весьма трудоемким процессом, но, как правило, он не занимает больше половины рабочего дня. Его можно поручить одному из подчиненных. Выполнение этих простых действий позволит избежать ненужных встреч с компаниями, которые не соответствуют вашим ожиданиям, и тем самым сэкономить время.
Как выбрать внешнего исполнителя для ведения бухучета
После того как компания определилась с кругом потенциальных исполнителей для ведения бухучета, нужно внимательно изучить все сведения о них. Для этого необходимо оценить:
- техническое оснащение будущего подрядчика;
- квалификацию персонала;
- соотношение числа сотрудников и клиентов.
Стоит обратить внимание на наличие у аутсорсера офиса и необходимой техники. Также важно узнать, как построена работа с документами, включая их хранение. Например, есть ли закрывающиеся файловые шкафы для важной документации.Затем предстоит проверить квалификацию сотрудников аутсорсера. Для этого можно запросить данные об их образовании, опыте работы, наличии каких-либо сертификатов, рекомендательных или благодарственных писем. Не менее важно оценить их коммуникативные способности, ведь в случае заключения договора именно эти специалисты будут представлять ваши интересы в государственных органах, а также общаться с контрагентами (запрашивать у них первичку и т. д.).Еще один принципиальный момент – это количество клиентов, которых одновременно ведет каждый сотрудник аутсорсинговой компании. Оптимальным считается число от 2 до 5. Если их больше, стоит задуматься о качестве такого учета.Не менее важно выяснить, как часто меняются сотрудники в компании. Можно задать этот вопрос напрямую руководителю или поинтересоваться у его подчиненных. Высокая текучесть кадров – плохой признак. В этом случае из-за частой смены бухгалтеров не исключены ошибки, нарушение сроков и т. д.
Совет: проведите лично собеседование с теми специалистами, которым поручит вести учет вашего предприятия бухгалтерская компания.
При выборе аутсорсинговой компании собственники бизнеса нередко ограничиваются знакомством с ее руководителем. На практике такой подход зачастую себя не оправдывает. Чтобы нивелировать риски ошибок и убедиться в квалификации и опыте сотрудников, которые будут вести учет, можно пригласить их на предварительное собеседование. Во время встречи стоит задать исполнителям следующие вопросы: какое у них образование;каков опыт работы;сколько времени они работают в данной компании; сколько клиентов ведут сейчас;повышают ли свою квалификацию; знают ли они законодательство (в том объеме, который требуется бухгалтеру их квалификации).
По возможности задайте конкретный вопрос;побеседуйте о каких-либо аспектах учета. Например, попросите рассказать о курсовой разнице: когда возникает, как отражается в бухгалтерских проводках, как влияет на результаты хозяйственной деятельности;попросите составить несколько документов. Если нет запрета доступа, пусть создадут тренировочную базу в «1С» (или в иной учетной программе). Дайте 5–10 заданий по проводкам, оцените уровень владения программой, скорость и качество работы.
Попросите сформировать какой-либо несложный отчет. Можно указать на какую-нибудь мнимую ошибку и проверить, как исполнители ведут себя в некомфортных, стрессовых ситуациях. Уверены ли в правильности своих действий, могут ли доказать свою правоту;если будете делегировать какие-то новые функции (например, контроль за состоянием дебиторской задолженности), нужно убедиться, что исполнители или уже знакомы с этой задачей, или легко обучаемы;если исполнители будут контактировать с вашими клиентами, необходимо оценить их коммуникативные навыки (от соблюдения телефонного этикета до умения корректно и грамотно разговаривать при встрече).Ответы на эти вопросы позволят сформировать представление о компании, которой передается ведение бухучета, и о специалистах, работающих в ней.
